初めまして！POINTSグループのタムと申します。POINTSベトナムは日系企業のベトナムにおけるマーケティング支援、特に広告、プロモーションの領域をお手伝いするために設立されました。
先月、日系企業のベトナムにおけるプレスカンファレンスの開催をお手伝いする機会がありました。プレスカンファレンスはPR活動の一部に含まれますが、実際にこれは国の文化的環境や法律によって、異なる場合があります。そこで今回は、ベトナムでプレスカンファレンスを開催する際に知っておくべきことついてお話したいと思います。
ベトナムでのPR活動のインサイト
一般的に、PR活動の目標は様々な有料メディア、または無料メディアを通じて、一般の人々に会社、製品、サービスの好意的な評判を生むことです。ただし、前述のように、PRの性質は各国の文化的環境と法律によって変わる可能性があります。例えば、アメリカ、日本などの先進国では、メディアを操作し、思い通りに記事を書かせること難しく、通常は製品に関するすべての事実はたとえエラーがあっても、マスメディアに正確な情報を広めるべきです。つまり、透明性の高いコミュニケーションが先進国でのPRの性質です。
ただし、ベトナムは、ちょっと違います。ベトナムではPR活動の際に個人的な関係が優先されています。メディアの記者との深い関係を築くことは先進国のそれ以上に重要です。そうすることで、メディアに対して影響力を持ち、ブランドや製品に関して常に好意的な情報を公開できるようになります。また、企業にとってネガティブな情報を公開する場合には、記者との個人関係を利用して、問題を軽く扱うことも一般的です。
PRでの個人的な関係を重視する文化のため、「非公開」「非公式」でプレスカンファレンスに出席したり、企業に関する好意的に報道するように、メディアに贈り物やラッキーマネーを提供することはベトナム企業間の取引では暗黙のルールになっています。
ベトナムでプレスカンファレンスを開催する：知っておくべきこと
上記通りのベトナムのPR活動の概要をみると、ベトナムでプレスカンファレンスを開催する際に、準備することがいくつかあります。
1/ プレスカンファレンスの内容
主な内容はプレスカンファレンスの開催に際し最初の準備するものです。メディアに対しイベントへの参加に興味を持ってもらうために、掲載意義のあるストーリーテリングや、キャッチ‐なメッセージを伝えることは非常に重要です。これは、他国のPR活動とも同様と言えます。
2/ プレスライセンス
外国企業がベトナムでプレスカンファレンスを開催する場合は、当日の少なくとも2週間前にベトナム政府からプレスライセンスを取得する必要があります。ローカルPRネットワークの協力で、POINTSベトナムがプレスライセンスの取得代行します。
3/ メディアの招待状
メディアにプレスカンファレンスへの正式な招待状を送るのも大切です。招待状はメディアが好奇心を持ち、参加に意欲的になることが目標。適切な招待状は、もちろんベトナム語で、丁寧で簡潔なものでなければなりません（通常1ページ）。つまり、目を引くタイトル、イベントの簡単なサマリー、日付、会場と登壇予定者などの情報を含める必要があります。
また、当日の少なくとも10日前に招待状をメディアに電子メールで送信、時間的な余裕があれば原本の配送をお勧めします。
4/ プレスキット（メディアキット）
プレスキットは、メディアに情報を提供する資料のパッケージです。ブランドと製品について大まかに分かることができるように、プレスキットは論理的に準備しないといけません。これには通常以下が含まれます。
- プレスリリース: メディアはこれに基づいてイベントに関する報道を公開するため。
- 会社・製品・サービス概要
- 登壇者のスピーチ資料
- プレスパス
- 当日のプログラム
- ギフト（イベントの参加の贈り物）
5/ MC、講演者と通訳者（もしあれば）
当日の1日～2日前に、講演者とMCと通訳者がイベントのタイムラインやスピーチ確認の打ち合わせが必要です。また、当日メディアから突然尋ねられる時に備えQ&Aの準備が必要です。
6/ リハーサル
プレスカンファレンスはメディアや一般の人々に企業の評判を高めるイベントです。したがって、イベントがきちんと準備され、スムーズに実行されるようにすることも大事です。事前打ち合わせやリハーサルはイベントで発生する不測の事態を防ぐのに役立ちます。
以上です。この記事がお役に立てれば幸いです。POINTSはローカル企業との幅広いネットワークを持ち、東南アジアのインサイトを十分に把握。東南アジア市場向けに幅広いマーケティング支援（PR、プロモーション、広告制作、現地メディアの取り扱いなど）を行っております。
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